外包項目的內(nèi)外部管理
下午又開了一次項目例會，對于已經(jīng)延期了一個多月的模塊外包廠商竟然還提需要給他們什么材料再回去研究研究，實在忍無可忍。感嘆作為甲方來說，對于外包出去的項目來說如果遇到了九流的廠商，然后再加上沒有什么實質(zhì)效果的管理辦法，真是啞巴吃黃連->有苦說不出。
事情還得從一年前說起，一年前公司老板看到分布在各地的人力管理工作效率特別低，做個工資、績效什么的特別慢，想因此要求IT部門為人力部門提供eHR方面的系統(tǒng)，來提高工作效率。在通過前期調(diào)研、自制采購分析、招投標下來選定了其中一家。為了讓項目后續(xù)的工作更加順利，我們還讓廠商在未簽約前先進行需求分析、產(chǎn)品試用等工作，直至終的簽約及項目實施。剛開始項目實施的還相對順利，但是隨著時間的推進，人員的調(diào)整，慢慢的兩邊的節(jié)奏合不到一起了，不是因為甲方業(yè)務部門的問題是外包團隊的問題。而我們作為IT部門的項目管理人員來說也是開始頭疼的時候了，一個小幾十萬的實施項目實施周期竟然能夠比計劃的多兩倍!當然這里面的問題是多方面的，總結(jié)出一些外包項目管理的教訓或經(jīng)驗來與大家分享。
內(nèi)部管理
1. 主次需分明
本來實施個系統(tǒng)是為了給人力部門使用的，老板卻讓IT部門牽頭來搞這個項目。雖然老板不久后在我們的“要求”下陸續(xù)指派了不同的人力部門人員來“負責”這個項目，但是指派來的人要嘛是職位太高太忙無暇顧及，要嘛是小蝦米無法調(diào)動其部門內(nèi)的人員。因此項目具體實施時的業(yè)務部門很難真正調(diào)動起來。
2. 良好的項目執(zhí)行環(huán)境
由于公司的產(chǎn)業(yè)較多，人員調(diào)動本身比較頻繁，再加上公司人力制度的缺失人員流動很大，因此作為人力部門本身其實并沒有一個長期的規(guī)劃，包括IT方面的規(guī)劃。因此在系統(tǒng)部署的時候有時候剛培訓好了人員，過不了多久離職或者調(diào)動了。對項目的造成很大影響。
3. 良好的高層溝通
項目的問題或需求可以盡快的傳遞到高層領(lǐng)導上，以獲得他們的支持。雖然有時候事情實際執(zhí)行的效果也并不好，但有了高層的支付至少能使項目更順利一點。
外包團隊管理
1. 選擇很重要
選擇一家合適的公司很重要，如果選錯了那么后面不僅要多花很多時間和精力還有可能把事情給搞砸了!同樣的外包項目我們另外一個項目與另外一個公司合作得很愉快，基本上只需要定期檢查一下成果做一些溝通可以了。
2. 實施團隊很重要
之前提到了我們?yōu)榱藴p少項目實際執(zhí)行過程中的問題已經(jīng)提前讓廠商的人員過來進行需求調(diào)研和配合產(chǎn)品試用等工作，但是在項目實施過程中外包團隊的幾個主要人員卻離職了，直接導致了外包廠商一直無法給我們提供合適的人員來繼續(xù)后續(xù)的項目工作。
3. 現(xiàn)場很重要
由于我們是購買產(chǎn)品，然后少量模塊需要定制開發(fā)，因此廠商直接在他們的公司進行開發(fā)了，但后來在項目實施過程中自定義模塊的開發(fā)工作根本控制不了。所以如果說能要求廠商現(xiàn)場開發(fā)的話好還是現(xiàn)場開發(fā)。
4. 合同很重要
其實很多問題都體現(xiàn)在合同上，項目出現(xiàn)問題的時候我會去找合同，但可惜之前很多地方并沒有約定，比如實施團隊變更的確認及賠償問題、現(xiàn)場開發(fā)問題、違約、賠償?shù)亩x等。因此在好把很多問題都約定在合同里，當然還要包括衡量標準，別約定了卻執(zhí)行不了。
5.其他 實際項目管理中的“術(shù)”
a. 要求符合要求的實施人員
這一點看似理所當然，但是在我中途接手該項目之前卻沒有人明確向廠商提及這個問題。廠商也是只派一個小兵天天呆在我們公司做些不著邊際的工作而以。
b.制定有效的項目計劃
有問題的項目一般項目計劃也有問題，因此有必要重新制定一個有效的項目計劃包括清晰的目標、明確的責任人、完成時間和交付物，然后通過不斷跟蹤與修正該計劃來達到項目監(jiān)控的目的。
c.縮短項目匯報時間
原來項目只是每周一次例會，現(xiàn)在改為一次例會，如果有人員不在現(xiàn)場則需要電話撥進參與每日例會，匯報本日的工作成果及明日的項目安排。參會人員包括業(yè)務、實施、IT等各類人員，會議的時候不需要很長，十幾分鐘到半小時之內(nèi)即可，這種辦法對于短期內(nèi)盡快推進項目工作有良好的效果。
d.統(tǒng)一溝通渠道
原來項目上很多工作是通過口頭、QQ來完成的，經(jīng)常會遇到“我早給你了!”、“我還沒有得到啊!”這樣的爭論，那么需要統(tǒng)一溝通渠道，比如QQ討論群組、郵件及文件服務器(FTP、SVN)或其他項目管理工具。
e.培訓教育
有時這個聽來很荒謬我們是請他們來教我們的，我們是花了錢讓他們來實施的，但有時你要是碰上七、八流的公司的話沒辦法還得時不時的教他們一些基礎(chǔ)的工作方法，比如“能在會下解決的問題盡量在會下解決”、“項目計劃不單單是工作列表”等等
項目自身的管理
1. 溝通很重要
溝通在項目管理中占了大部分的工作，那么在多個團隊的管理中溝通尤為重要，同時需要注意在溝通中發(fā)現(xiàn)問題并及早解決。
2. 替代方案
作為項目經(jīng)理在你手上好永遠有替代方案，比如外包廠商時間延遲很長時間搞不定了，你可以其他辦法或人員來實現(xiàn)，所產(chǎn)生的費用從外包廠商的尾款中扣除。
3.考慮撤退方案
如果項目實在搞不下去了，那么好提前考慮撤退方案，比如該如何做項目收尾，如何向老板交待甚至如何打官司(這一點可以提前跟法務部門溝通)。
4. 后排除自身責任
雖然項目經(jīng)理終是為目標為項目負責的，但有時公司無法給你提供相應的“權(quán)力”，也是你努力爭取又搞不定的時候一定要把自己的責任給摘清楚，重要的溝通需要保留“證據(jù)”，別老板一怪罪下來你成了替罪羊了!
